Depois dos artigos DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL e OS PRINCIPAIS ERROS DE EMPRESÁRIOS E EMPREENDEDORES muitas foram as pessoas, empresários e empreendedores, que entraram em contato conosco solicitando um Guia ou um Manual de como proceder para verificar se a empresa estava, realmente, em ordem.
Desta forma elaboramos este artigo que pretende, a princípio, colaborar com o empresário, principalmente da pequena e média empresa, a fazer uma checagem geral visando identificar todas as eventuais irregularidades que podem comprometer o mesmo e a sua empresa perante uma fiscalização, além da gestão estratégica e empresarial.
Todos nós sabemos que o empresário, via de regra, se preocupa mais com a parte comercial, dizendo sempre, que é deste setor que vem o dinheiro para a sustentação da empresa, no que sou obrigado a concordar, mas, por outro lado a falta de “tempo” em fazer uma gestão administrativa completa pode, muitas vezes, levar a empresa a enfrentar sérias dificuldades, não só financeiras mas, também, de organização.
Neste artigo veremos os seguintes tópicos:
1. Conscientização da Responsabilidade Empresarial
2. Gestão Empresarial Estratégica
3. Tributário / Fiscal
4. Recursos Humanos / trabalhistas
5. Contabilidade
6. Legal
7. Outros controles
8. Conclusão
1.) CONSCIENTIZAÇÃO DA RESPONSABILIDADE EMPRESARIAL
São muitos detalhes (forma de tributação: ME ou EPP ou Lucro Presumido ou Lucro Real) que existem na empresa, muitos setores (fiscal, trabalhista, contábil, comercial, estoque, etc.), muitas obrigações legais (Livro Caixa, Livro Diário, Livro de Registro de entrada, Livro de Registro de Saída, Livro de apuração de ICMS, Livro de Registro de Prestação de Serviços, Livro Razão, Livro de Registro de Inventário, etc…), obrigações com os órgãos públicos (Opção do Simples, Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica e da pessoa física, GIA, GPS, GFIP, RAIS, Informe de Rendimentos, DIRF, DCTF, etc…) e muitas obrigações intrínsecas com a própria empresa, tais como: controle de custos, custos para formação do preço de venda, controle de estoque mensal, contabilidade gerencial (imprescindível para uma boa administração), controle de colaboradores, CIPA, fluxogramas de trabalhos internos, controle de manutenção de máquinas e equipamentos, controle interno de despesas e compras, programa 5 S, treinamentos e capacitação de colaboradores, etc…
Como já disse anteriormente o empreendedor não tem, no princípio, o conhecimento de tudo o que envolve ser um empresário, além de todas as outras responsabilidades.
O empresário atual precisa, muito, acompanhar o nosso tempo. Estamos falando de um mundo globalizado, estamos falando de um governo que já tem, mediante as informações transmitidas via Internet, todos os nossos dados, nosso movimento financeiro e, conseqüentemente, nossos débitos, o que acaba exigindo que o empresário fique sempre em dia com estas obrigações. A falta de entrega ou envio destas informações, seja ela qual for, gera multas pesadas para a empresa, além de uma possível fiscalização.
Desta forma o empresário precisa, sempre, fazer todos os cursos e palestras possíveis para se aprimorar cada vez mais. O conhecimento faz com que a maturidade e a vontade de realizar um planejamento empresarial e uma gestão de acordo com suas necessidades, com uma excelente base e boas informações contábeis propicia um alicerce estável e forte para enfrentar as agruras do mercado, tão competitivo como ele é.
Não podemos esquecer que, atualmente, somente sobreviverão às empresas que adotarem controles e performance altamente tecnológica e de vanguarda comercial e administrativa.
Creio que, após a leitura completa deste artigo / guia, o empresário terá mais consciência sobre a sua responsabilidade perante a empresa, seus colaboradores, seus clientes e os órgãos públicos.
2. GESTÃO ESTRATÉGICA EMPRESARIAL
Qualquer que seja o tamanho da empresa, um princípio básico da administração, não pode ser deixado de lado: PDCA (Sigla em Inglês que significa: PLAN – D0 – CHECK – ACT , ou seja Planeje, Execute / Faça, Verifique / Analise, Ação e Reação).
Agir, de forma planejada, controlada e reagir. Sempre, sempre e sempre.
O planejamento, organização, liderança, controles e coordenação são ações constantes em qualquer administração de empresa, elas formam, em conjunto, uma gestão empresarial estratégica, com base em informações de todos os setores.
Neste ponto não podemos nos esquecer de mencionar os 4 W’s e 1 H, que são:
WHAT ? – O que pretendemos produzir, comercializar, oferecer ?
WHO ? – Quem executará este trabalho, quais serão os colaboradores, quem serão os sócios, gerentes, etc… ?
WHERE ? Onde será a sede da empresa, qual a melhor alternativa para os clientes e para a contratação de colaboradores, é de fácil acesso ?
WHEN ? Quando pretende iniciar suas atividades, já foi feito um plano de negócios, o mercado já foi estudado, já se conhece os clientes, qual o capital a ser investido, qual o prazo de retorno ?
HOW MUCH ? qual o capital a ser investido, qual o prazo de retorno, qual o custo do produto / mercadoria ou serviço ?
Lógico que existem muitos outros fatores que devem ser estudados, planejados e colocados em ação tão logo a empresa comece a nascer.
Controles internos, normas internas, normas dos colaboradores, Missão da empresa, Objetivo e metas a serem perseguidas e alcançadas, atribuições e responsabilidades de cada colaborador, etc…tudo isto faz parte integrante de qualquer empresa.
Nada melhor do que implantar um software que propicie uma boa parte dos controles da empresa, principalmente uma contabilidade gerencial (mesmo que terceirizada por empresa especializada), para que a administração da empresa seja feita com base em resultados reais e visíveis.
Uma perfeita integração, entre todos os departamentos da empresa, poderá proporcionar uma excelente ferramenta de gestão empresarial.
Neste ponto podemos citar alguns elementos para checagem, tais como:
– A empresa já tem o seu Plano de Negócios ?
– O planejamento empresarial já foi feito ?
– Existe um planejamento estratégico definido ?
– Qual o foco ou atribuição ou responsabilidade de cada pessoa dentro da empresa ?
– A forma de tributação da empresa está correta ?
– O software oferece um controle absoluto sobre despesas e receitas ?
– A empresa tem uma pessoa responsável pelo planejamento tributário ?
– A contabilidade da empresa é gerencial ?
– Cada conta contábil, do plano de contas, é controlada por alguém (exemplos: caixa, bancos, duplicatas a receber, fornecedores, estoques, imobilizado, contratos de financiamento, vendas, compras, salários e encargos, etc….) ?
– O planejamento do fluxo de caixa é feito por quanto tempo ?
– Os demonstrativos gerenciais são comparativos, metas programadas e atingidas ?
– Os custos de produção ou de revenda ou de serviços são controlados ?
– O plano de negócios é revisto trimestralmente ?
– Com relação aos colaboradores já foram feitos todos os planejamentos, tais como: férias, mapa de cargos e salários, benefícios, planos de promoção e aumentos salários, distribuição de lucros, horários, descanso e alimentação, normas internas e dos colaboradores, etc…?
Entenda que, se a empresa responder não a apenas 1 das questões acima deverá se preocupar em planejar e colocar em prática todas as demais para que a Gestão Empresarial possa, efetivamente, existir e proporcionar todos as vantagens que só ela tem.
3. TRIBUTÁRIO / FISCAL
Na minha opinião após a verificação e checagem dos dados acima a empresa / empresário deverão focar a atenção para a parte fiscal e tributária da empresa, já que, após esta definição, a mesma norteará todo o restante do processo e planejamento empresarial.
Dependendo do faturamento a empresa pode ser ME ou EPP ou Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado ou Lucro Real. Cada um com a sua própria legislação e seus próprios controles.
Esta decisão deverá ser tomada em conjunto por um profissional, da área contábil, devidamente habilitado e com experiência, para poder sugerir o melhor caminho a ser tomado a partir das informações que a gestão estratégica poderá oferecer, principalmente se tiver uma contabilidade gerencial, com custos integrados, vários relatórios de evolução, análises econômicas e financeiras e outros parâmetros possíveis.
Esta é uma decisão muito importante pois poderá proporcionar a empresa um estudo tributário adequado as suas necessidades. O empresário não pode esquecer que, em se tratando de impostos / tributos / encargos sociais (inss) ele é apenas um intermediário entre o seu cliente e o governo, uma vez que todos os impostos deverão estar embutidos no preço de venda do seu produto / mercadoria ou serviço.
Se o empresário está utilizando esta parcela (impostos em geral) para pagar outros compromissos ou formar capital de giro ou financiar qualquer outra coisa, está completamente errado e sem controle nenhum. É hora, urgente, de rever tudo, verificar o que está fazendo de errado e se corrigir o mais rápido possível.
O estudo tributário deverá ser feito por profissional competente e, resumidamente, informar ao empresário a melhor opção, explicando ao mesmo o porque de cada um.
Não podemos esquecer que a legislação de cada tributo é complexa, sempre cheia de alternativas e interpretações que deverão ser informadas ao empresário, para que o mesmo, conhecendo relativamente estas opções possa tomar uma decisão adequada.
A redução legal de tributos (impostos, taxas, encargos, etc…) somente poderá ser feita após um bom estudo levando em consideração diversos aspectos da legislação e dos produtos da empresa.
Uma boa alternativa é a elaboração de uma planilha eletrônica onde cada produto seja mencionado, com seu respectivo custo, margem de contribuição, impostos incidentes sobre o mesmo na venda (observe que, em alguns casos, existe o crédito correspondente, dependendo da forma de tributação da empresa), mencionando a sua classificação correspondente ao NBM, para que, com estes dados, fazer a formação do preço de venda.
Somente um excelente trabalho norteado pelo descrito acima, poderá, garantir a empresa um bom aspecto tributário para poder concorrer no mercado.
Podemos mencionar os seguintes dados para a empresa fazer uma checagem neste setor:
– Já foi elaborado, pelo responsável, um Manual de compras e vendas, com todos os detalhes possíveis ? Inclusive de elaboração de notas fiscais de vendas e todas as demais saídas de produtos / mercadorias ?
– É feita uma análise de cada nota Fiscal de venda ou de compra realizada, corrigindo eventuais irregularidades ?
– Quando a Nota fiscal de entrada chega já tem uma classificação para os produtos adquiridos, mencionando se é despesa ou custo ou estoque ? Existe um pedido ou requisição de compra ?
– Existe um controle interno de planejamento para compras, através do estoque ?
– O levantamento de estoque mensal é compatível com os seus respectivos registros ?
– O planejamento de compras e vendas é atualizado diariamente posicionando a Diretoria ? Intrinsecamente a este planejamento a atualização no fluxo de caixa é automática ?
– O sistema de software é atualizado imediatamente após o recebimento e conferência da nota fiscal de compra ou da expedição da nota fiscal de venda ?
– Todos os registros no software são lançados, igualmente, nos livros de escrituração fiscal da empresa (Livro de Registro de Compras, Livro de Registro de Vendas, Livro de Apuração do ICMS, Livro de Apuração do IPI, Livro de Registro de Prestação de Serviços) ?
– A empresa recolhe mensalmente todos os seus tributos ? Se não recolhe tem um controle interno para que possa solicitar um parcelamento posteriormente ?
– Ao final do mês é gerado um relatório de toda a movimentação fiscal para acompanhamento pelo setor fiscal e contábil ?
– Qualquer que seja a irregularidade constatada, em qualquer época, é relatada à diretoria para a regularização da mesma evitando uma ação da fiscalização ?
– Toda a aquisição de imobilizado é registrado no setor fiscal e contábil ? Existe o aproveitamento de impostos ? A empresa registra o bem em ficha para possibilitar a controle de depreciação, identificando cada bem ? Tudo isto é controlado, também, pela contabilidade ? A empresa possui uma relação completa de cada bem, identificando cada um, com todo o seu histórico, inclusive consertos, reparos e assistência técnica ?
– Com relação aos órgãos públicos a empresa está absolutamente em dia com todos os tributos ? Tem certidão negativa, pelo menos trimestral, de todos eles ? A empresa controla, mensalmente, todas as entregas das obrigações legais, pelo contador ?
– A contabilidade retrata, fielmente, a situação tributária da empresa ? Todos os valores mencionados em Balancete / Balanço estão devidamente analisados e correspondem as realidades da empresa ?
– Os custos da empresa são retratados e revistos em relatórios contábeis mensalmente ?
– Os Livros Fiscais e as obrigações mensais correspondem exatamente ao registrado na Contabilidade ?
Todas as questões acima merecem, como as demais, toda a atenção do empresário. Utilizar um não como resposta para quaisquer destas questões já pode significar um futuro problema de ordem tributária.
4. RECURSOS HUMANOS / TRABALHISTAS
Este setor tem atribuições específicas, como as demais, mas envolvem, não somente as obrigações legais da empresa, mas, também, perante o empresário e todos os colaboradores da mesma.
As suas atribuições passam por várias e importantes tarefas dentro da empresa, tais como:
a) análise do currículo do candidato, avaliação, seleção, recrutamento, verificação dos antecedentes e / ou comprovação de experiência / estudo;
b) controle de faltas (assiduidade), afastamentos, atrasos, férias, EPI (Equipamentos de Proteção Individual), recebimento e entrega de documentos pessoais;
c) Quadro de horários, CIPA;
d) Capacitação de colaboradores voltados para: primeiros socorros, CIPA, combate a incêndios, aprimoramento da profissão, desenvolvimento profissional para propiciar promoções internas;
e) Elaboração de folhas de pagamento, folha de 13º salário, férias, quitações e homologações;
f) Controles de PPR, PCMSO e outros;
g) Atualização do livro ou ficha de registro de colaboradores e das carteiras profissionais dos mesmos;
h) Segurança e medicina do trabalho, farmácia interna;
i) Controle de benefícios tais como: vale transporte, alimentação, convênios médicos e odontológicos, cesta básica, etc…
Para fazermos uma checagem deste setor podemos citar alguns itens fundamentais:
– A empresa está entregando mensalmente a GFIP e o CAGED ?
– Os livros ou fichas de registros estão atualizados ?
– Os colaboradores estão devidamente registrados, em folha de pagamento, por centro de custos ?
– O departamento emite relatório mensal informando todos os custos para o departamento contábil e diretoria ?
– Existe um programa de cargos e salários ?
– A convenção coletiva é respeitada, bem como a legislação ?
– Todos os colaboradores têm ciência das Normas Internas da empresa e do Manual do Colaborador ?
– Todos os colaboradores têm ciência das suas atribuições e responsabilidades além de saber o seu lugar no organograma da empresa ?
– Existe um controle de faltas e atrasos, bem como, um controle de férias ?
– Os custos com salários, encargos, férias, 13º salário e rescisões são informados a contabilidade ?
– Há ponto eletrônico para entrada de dados dos colaboradores ?
– O setor fornece relatório de custo x benefício ?
– Existe controle da CIPA bem como de insalubridade e periculosidade ?
– O sistema de software controla todos os procedimentos de recursos humanos ?
– Existe controle de horas extraordinárias ? O custo, com encargos, são informados à contabilidade e ao departamento de vendas / produção ?
– O departamento controla os recolhimentos de encargos sobre salários, autônomos e pró labore?
– Tudo, neste departamento, está de acordo com a legislação ?
– As horas externas dos colaboradores são controladas ?
– Os adiantamentos, férias e pagamento de salários são feitos na data correta ?
Estes são alguns fatores preponderantes e importantes para o controle deste departamento na empresa. Este setor está, realmente, em ordem ?
5. CONTABILIDADE
A maioria dos empresários pensa que a contabilidade é apenas mais uma obrigação da empresa perante o fisco. Se a empresa é uma ME ou EPP ou Lucro Presumido não recebe o Balancete Mensal ou mesmo anual, pois não existe esta obrigação legal e, conseqüentemente o Contador ou empresa terceirizada não o faz porque, também, não cobra os seus honorários para realizar este serviço a mais.
Conseqüentemente são muito poucas as empresas que respondem as seguintes perguntas, já fazendo uma checagem:
– O meu lucro líquido no mês passado foi de : R$ 2.543,59
– O Lucro acumulado do ano é de R$ 54.567,90
– As minhas despesas operacionais representam 15,41% do faturamento bruto.
– O custo de produtos / mercadorias / serviços vendidos representa 51% do lucro líquido.
– Os custos com mão de obra e encargos representam 6% do custo total.
– Como a minha contabilidade é gerencial eu tenho, mensalmente, um relatório administrativo financeiro que me dá os 10 principais índices para avaliação da empresa.
– A minha contabilidade, gerencial, me fornece mais de 10 relatórios mensais que me possibilitam utilizá-la como ferramenta na gestão empresarial que realizo na empresa.
– Forneço a minha contabilidade, mensalmente, a posição completa do meu estoque, seja de matéria prima, produtos semi acabados e acabados (ou mercadorias);
– Todos os setores (fiscal – tributário – recursos humanos – financeiro) transmitem, via software, todos os dados necessários para que a contabilidade possa realizar um excelente trabalho;
– A contabilidade, após todos os registros, têm perfeitas condições de fazer todas as conciliações e conferências de dados com todos os departamentos, verificando se existe alguma irregularidade.
– Toda a contabilidade é realizada de acordo com todas as normas e legislações vigentes;
– O meu contador se reúne mensalmente comigo apresentando todos os relatórios, gráficos e demonstrativos contábeis para que eu faça uma gestão empresarial completa.
– A contabilidade tem controles auxiliares que dão todo o suporte para controle do imobilizado, registrando mensalmente todas as depreciações;
– Os custos, informados pelos departamentos, são devidamente registrados na contabilidade, incluindo-se aqui o 13º salário, férias e encargos incidentes.
– A contabilidade tem como obrigação legal registrar tudo em livros próprios como o Livro Razão e o Livro Diário sendo que os mesmos devem ser registrados na Junta Comercial;
– Todos os tributos informados pelos departamentos correspondentes e os apurados contabilmente são devidamente controlados.
Mesmo que a sua contabilidade seja terceirizada ela deve observar todos os fatores e informações acima mencionadas para que possa ser realmente gerencial e auxiliar o empresário em sua gestão.
6. LEGAL
Na realidade pode não existir um departamento com este nome em sua empresa e nem é necessário, mas isto não impede, de forma alguma, que todos os controles a ele pertencentes não devam ser feitos.
Aqui nós deveremos ter os seguintes documentos (faça a checagem):
– Contrato Social e demais alterações devidamente registradas, com seus respectivos anexos, ou registro de empresário, se for o caso;
– Documentos do imóvel, tais como: Licença de Uso do Imóvel para os fins (ramo de atividade da empresa), pesquisa na Prefeitura referente à atividade do imóvel, se é permitida ou não, de acordo com a Lei de Zoneamento da Prefeitura, planta do imóvel (com aprovação da prefeitura e Habite-se), contrato de locação (se for o caso) e o IPTU.
– Todos os documentos relativos a CETESB (se for indústria) bem como a licença;
– Documentos de inscrição na Receita Federal (CNPJ);
– Documentos de inscrição na Secretaria da Fazenda do Estado;
– Documentos de inscrição na Prefeitura do Município e seu alvará de funcionamento;
– Certidões negativas (CND – TRIBUTOS FEDERAIS – DIVIDA ATIVA – CARTÓRIOS – FGTS – INSS – TRIBUTOS MUNICÍPAIS E ESTADUAIS).
– Controle de todas as obrigações mensais / trimestrais / semestrais / anuais, com todos os órgãos públicos, incluindo-se aqui a guarda dos mesmos;
– Controle de todas as normas que envolvem as atividades da empresa;
– Guarda de todas as convenções coletivas que envolvem os colaboradores;
– Gerenciamento de arquivos internos, de toda a documentação gerada pela atividade da empresa;
– Documentos referentes ao registro da Marca da empresa e seu acompanhamento;
– Gerenciamento de contratos de prestação de serviços com terceiros;
– Cópias autenticadas dos documentos dos sócios (RG – CPF – TÍTULO DE ELEITOR – PASSAPORTE – CNH)
– Alvarás complementares (depende da atividade da empresa) como: Vigilância Sanitária, Produtos Perigosos, Corpo de bombeiros, IMMETRO, IBAMA, etc…
– Registros nos órgãos de classe (quando for obrigatório);
– Registro e controle de procurações em geral;
– Controle de processos (civil – criminal – empresarial – trabalhista – cobranças);
– Publicações em jornais de qualquer obrigatoriedade da empresa;
7. OUTROS CONTROLES
Alguns controles internos devem ser feitos para auxiliar os departamentos, tais como:
– Existe um responsável, em cada setor, para elaborar o controle de arquivo de documentos, analisando especificamente cada um, conhecendo o tempo de guarda dos mesmos ?
– Há um controle de verificação de visitas feitas no site da empresa na Internet ? Após esta verificação é feito um relatório que é entregue ao Gestor da empresa ?
– Existe um controle interno de reclamações / sugestões / críticas de clientes e colaboradores ?
– Existe uma pessoa responsável que anota todas as perdas / quebras / devoluções de vendas / devoluções de compras / que acontecem na empresa ?
– Existe uma pessoa responsável por registrar todas as trocas realizadas em razão de garantias a clientes ?
– Na ficha de cada imobilizado existe um controle de reparo ou manutenção pré-agendado para prolongar a vida útil do equipamento ?
– Existe a reserva financeira para substituição de equipamentos quando a vida útil do mesmo acaba ? Onde é investido este valor ? Ele será suficiente para a substituição do equipamento antigo, ou pelo prazo de vida ou por se tornar obsoleto ?
8. CONCLUSÃO
Lógico que você notou que não mencionamos os seguintes departamentos:
– Comercial (compras e vendas)
– Financeiro (contas a pagar / contas a receber / controles bancários / caixa / controle de eventuais parcelamentos / financiamentos, etc…)
– Identidade Visual (sites, logotipos, logomarcas, etc….)
– Expedição (contatos com transportadoras, frota própria, etc…)
– Produção / estoques e outros que porventura possam existir na sua empresa.
A nossa intenção é apenas atentar para os tópicos mencionados para que, com estes dados, você tenha consciência e saiba se a sua empresa está, realmente, em ordem.
Se nos pontos que mencionamos aqui a sua empresa tem absolutamente TUDO ou quase tudo posso te afirmar que a sua gestão empresarial está no caminho certo, por conseguinte os demais departamentos também deverão estar em ordem.
Caso a sua empresa não tenha a maioria dos controles e informações que mencionamos está na hora de parar tudo, repensar a sua empresa e a sua estratégia empresarial, arrumar tudo o que está fora do lugar, contratar um profissional (consultor) que tenha uma excelente experiência para te ajudar a “consertar” a empresa.
O primeiro passo, neste caso, é fazer um DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL, o qual já disponibilizamos a todos que desejem. O segundo passo, após o Laudo e o relatório do diagnóstico é começar a trabalhar de acordo com as necessidades e condições financeiras da empresa para que ela volte nos “eixos” e possa ter condições de ser gerenciada e administrada de forma simples e completa.
Tudo isto é para possibilitar ao empresário uma gestão empresarial de acordo com estes tempos e como o mercado exige. Lembre-se, quem não fizer planejamento e controles no século XXI acabará saindo do mercado por falta de competência e desorganização.
Para você, que deseja fazer um trabalho completo em sua empresa, oferecemos os seguintes serviços: Diagnóstico empresarial, plano de negócios, reorganização (ou reestruturação ou reengenharia) da empresa, implantação de sistemas e controles internos, cursos in company (temos 26), planejamento estratégico empresarial, contabilidade gerencial com custos (+ de 10 relatórios e gráficos gerenciais mensais), atualização de escritas fiscais e contábeis, completa assessoria contábil / fiscal / tributária e trabalhista) e Identidade visual (sites – hospedagem – desenvolvimento de logos e marcas).
WILSON GIGLIO Consultor em Gestão Empresarial
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