Especialista conta como o fluxo de trabalho pode melhorar após a implementação de uma plataforma de gestão de processos
A automação de processos jurídicos com software de Gestão de Processos de Negócios (BPM) representa uma oportunidade significativa para que escritórios de advocacia alcancem a excelência operacional e se destaquem no mercado competitivo.
De acordo com Rodrigo Vaca, CMO do Qntrl, plataforma de gestão de processo, automatizar tarefas repetitivas libera tempo valioso para que os advogados se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor agregado. Como por exemplo, usar os dados para oferecer um atendimento personalizado aos clientes, colher feedbacks e realizar melhorias, garantir uma comunicação omnichannel, entre outros, além de atender a mais clientes, com o mesmo volume de funcionário.
“Outro ponto para destacar é a de que a otimização dos processos leva a uma diminuição de erros e retrabalhos, resultando em economia de tempo e recursos financeiros. O BPM também fornece insights sobre os processos, permitindo que os gestores identifiquem gargalos e oportunidades de melhoria”
Ele ainda complementa dizendo que soluções BPM facilitam a adesão a normas e regulamentações relevantes, minimizando os riscos legais. A automação de fluxos de trabalho e a comunicação aprimorada com os clientes resultam em uma experiência mais positiva e personalizada.
Existem diversos casos de uso de BPM em escritórios de advocacia. É possível automatizar a criação, o acompanhamento e a finalização de processos jurídicos, incluindo prazos, documentos e tarefas. Também ajuda a gerenciar a emissão de notas fiscais, acompanhamento de pagamentos e lembretes automáticos para clientes inadimplentes.
A comunicação com clientes é facilitada pelo envio de e-mails, mensagens e notificações para mantê-los informados sobre o andamento de seus casos. Implementar checklists e fluxos de trabalho garante a adesão a leis, normas e regulamentos específicos dessa área. Por fim, centralizar o armazenamento, o acesso e a organização de documentos jurídicos, contratos e outros arquivos importantes é outro grande benefício.
“Para implementar o BPM de forma eficaz, é crucial estabelecer metas e objetivos específicos, alinhados com a estratégia geral do escritório. A escolha da plataforma de BPM deve considerar as necessidades e o perfil do escritório, avaliando fatores como facilidade de uso, escalabilidade e integração com outros sistemas. É essencial capacitar os advogados e outros profissionais do escritório na utilização da plataforma, promovendo a adesão e o uso eficiente da ferramenta. O acompanhamento contínuo dos processos e a análise dos dados são fundamentais para identificar áreas de melhoria e otimizar ainda mais as operações”, explica Vaca.
Um exemplo prático de como essas ferramentas podem transformar um escritório de advocacia são nos desafios de gerenciar casos jurídicos de forma complexa e manual, o que leva a atrasos, perda de informações e frustração entre os clientes.
“No passado, a gestão de casos era um processo caótico. Documentos se perdiam em pilhas, prazos eram esquecidos e a comunicação com os clientes era precária. As equipes passavam horas organizando essas pastas, rastreando entregas e respondendo a perguntas dos clientes, o que consumia tempo precioso que poderia ser dedicado a atividades de maior valor agregado. Essas são situações rotineiras em escritórios que ainda não automatizaram seus processos”, afirma O CMO.
Com a implementação do Qntrl, a rotina de um escritório pode se transformar. Com a plataforma é possível automatizar a criação e o acompanhamento de casos, centralizar o armazenamento de documentos e facilitar a comunicação com os clientes.
Com isso, cada novo caso pode ser criado automaticamente no sistema, com prazos definidos e tarefas atribuídas aos membros da equipe. Documentos são armazenados em um local seguro e acessível, e os clientes recebem notificações automáticas sobre o andamento de seus casos.
Ou seja, com o Qntrl, por exemplo, é possível reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas manuais, liberando tempo para que os advogados se concentrem em atividades estratégicas, como a análise de casos e a defesa dos clientes, tornando o escritório mais eficiente, organizado e produtivo, resultando em um aumento na satisfação dos clientes e no crescimento dos negócios.
