A digitalização de documentos se tornou um processo importante para as empresas. Transformar arquivos físicos em digitais facilitou o gerenciamento das organizações, que hoje investem em empresas para realizar este serviço.
Com o mundo mais acelerado, a alta procura por informações e a necessidade de registrar tudo em tempo real exige procedimentos mais rápidos e seguros.
Se até pouco tempo era preciso contar com elementos físicos, como CDs, pen-drives e disquetes, a documentação de arquivos em nuvem ganhou suas devidas proporções no meio corporativo.
Mas, o que faz a digitalização de documentos ser tão especial? Ao longo deste artigo, vamos explicar o conceito e como funciona o processo. Continue com a gente e boa leitura!
O que é digitalização de documentos?
Documentos digitalizados são materiais em formato de papel que sofrem a mudança do arquivo físico para o digital.
Isso significa que eles são armazenados em um sistema que possibilita sua gestão por meio da digitalização. Como vantagem, não afeta as informações originais durante a transição.
Existe uma dúvida muito comum entre digitalizar e escanear. Embora os termos pareçam sinônimos, eles têm conceitos distintos. Vamos explicar a diferença!
Escanear é apenas um processo de passar o arquivo por um scanner folha por folha e, assim, adquirir as informações em um documento genérico.
Já a digitalização se remete à conversão dos dados digitalmente, o que resulta em buscas ágeis para uma gestão de informações.
Por que escolher a digitalização de documentos?
A digitalização tem mudado o dia a dia das empresas, e não somente no aspecto de agilizar os processos, bem como em uma série de vantagens que ajuda o aumento da produtividade dos funcionários.
Confira os principais benefícios de escolher os serviços de digitalização de documentos:
- organização: se você está acostumado com caixas, estantes e livros de registros, ter pastas virtuais, identificados de acordo com cada característica pode ser mais útil para o seu planejamento;
- proteção de dados: possui elementos que protegem os arquivos, uma vez que a tecnologia oferece diferentes níveis de acessos de acordo com cada tipo de funcionário;
- redução de custos: contratar uma empresa de digitalização de documentos pode ser benéfico para você, pois a conversão para arquivos virtuais diminui as demandas de escritório que, geralmente, precisam de papéis e tintas de impressora, garantindo muito mais economia;
- investimento em sustentabilidade: de forma direta ou indireta, a redução de papéis e de outros materiais contribui para minimizar o descarte de lixos na natureza, interferindo positivamente no meio ambiente.
Como fazer a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos pode acontecer de várias formas. São elas:
1. Arquivos escaneados e transformados em imagens digitais
O escaneamento de um arquivo físico é a escolha mais básica de como fazer a digitalização de documentos.
Os arquivos de papel são colocados em uma máquina de scanner tradicional, que tira a foto do documento e o modifica em imagem digital. Em seguida, esse arquivo é nomeado para facilitar a busca no sistema.
Essa digitalização serve para conferência de dados, então você não precisa editar, e sim, somente avaliar a informação contida no sistema.
2. Arquivos transformados em documentos editáveis
Você também pode transformar os arquivos físicos em documentos editáveis, sem digitar novamente.
Esse processo é feito por um scanner profissional ligado a um software no computador, e não por um scanner tradicional.
3. Arquivos transformados em documentos pesquisáveis
Você pode fazer a digitalização de documentos transformando os arquivos físicos em documentos pesquisáveis. O objetivo é que quando você faz uma busca, o sistema capta o conteúdo, e não só o nome do arquivo.
Por exemplo, você não lembra o nome de um documento específico, mas sabe que ele contém uma frase ou palavra. Então, você pode pesquisar e encontrar o arquivo dessa forma.
Para fazer esse tipo de trabalho, é usado um software OCR (Optical Character Recognition). Para finalizar, quando você deseja salvar o arquivo, a única opção é em formato PDF.
Como escolher uma empresa de digitalização de documentos?
A escolha de uma empresa de digitalização de documentos precisa ser feita com paciência. Observar apenas o preço não servirá para decidir entre as melhores opções do mercado, logo, o mais indicado é avaliar uma série de critérios antes de dar o veredito final.
Se você consultar rapidamente o Google, perceberá uma imensidão de organizações que disponibilizam serviços de digitalização. Muitas delas são confiáveis. Em contrapartida, também poderá se deparar com serviços mal feitos.
Pensando nisso, listamos alguns critérios importantes antes de escolher uma empresa de digitalização de documentos.
Gestão de documentos
É muito comum gestores sentirem-se atraídos por preços baixos como forma de decidir pelo serviço. Nesse tipo de situação, a prestadora somente digitaliza o documento, mas não dispõe de um software de gestão.
Por isso, quando uma empresa possui serviços de armazenamento de dados ou software de gestão, a administração é facilitada, padronizando a organização dos documentos.
2. Orçamento
Bons orçamentos se baseiam não somente na quantidade de folhas, mas também no formato e na qualidade da resolução das imagens, no tipo de documento, no prazo para consultas, entre outros aspectos.
Sendo assim, quanto mais minucioso o orçamento, maior será a capacidade da empresa de digitalização de documentos.
Esses são apenas dois fatores, mas é possível identificar outros para escolher entre comprar uma digitalizadora de documentos ou contratar uma prestadora de serviços.
Por fim, busque as melhores empresas de digitalização de documentos do mercado. Faça uma avaliação seguindo os critérios que citamos e tudo o que corresponderá com suas necessidades. E não esqueça: invista, em primeiro lugar, em qualidade.
Este post foi escrito especialmente para o blog Direito & Negócios e é uma iniciativa do oHub de apresentar os benefícios da digitalização de documentos.
