O pedido de orçamento é um documento que mostra quais são os produtos ou serviços que serão contratados por uma empresa. Assim como as principais exigências sobre essas mercadorias.
É preciso que a carta tenha o máximo de informações para que não o contratante não tenha dúvidas sobre o pedido.
Contudo, nem sempre é fácil executar este processo no departamento de compras. Por isso, desenvolvemos um guia complexo, com um exemplo de orçamento e dicas para otimizar os seus resultados. Confira!
O que é um pedido de orçamento?
Em suma, o pedido de orçamento é um documento que o contratante utiliza para solicitar produtos ou serviços para a sua empresa.
De maneira geral, ele pode ser utilizado para a prospecção de fornecedores ou para iniciar as negociações com uma determinada empresa.
Quando devo fazer um pedido de orçamento?
O pedido de orçamento é enviado sempre que uma empresa demonstra interesse claro na aquisição na aquisição de um produto ou serviço.
Ao enviar a carta, você não confirmou a compra, mas demonstra que tem a intenção de fechar um negócio dependendo da proposta que será enviada pela companhia.
Para isso, redija a carta com todos os detalhes possível e estruture o conteúdo de modo que qualquer pessoa possa compreendê-lo com facilidade.
Dessa forma, você demonstra que sua empresa tem credibilidade e autoridade para fazer as melhores negociações.
Como fazer um pedido de orçamento?
Geralmente, o pedido de orçamento é encaminhado por email. Ele deve conter alguns itens, como:
- Responsável pela negociação;
- A data de envio do orçamento;
- Informações de contato da empresa;
- Produtos ou serviços requeridos;
- Formas de logística;
- Prazo de entrega.
Abaixo, você confere um modelo de carta de pedido de orçamento:
(localidade), (dia) de (mês) de (ano).
À
(nome da empresa)
Departamento de Vendas
Venho por meio desta solicitar orçamento dos produtos abaixo especificados:
- (quantidade) – (produto);
- (quantidade) – (produto);
- (quantidade) – (produto);
Solicito orçamento com preço, formas de pagamento, prazo de envio, custo e forma de envio para o endereço abaixo.
Agradeço desde já pela atenção.
Atenciosamente,
(assinatura)
(nome)
(endereço)
(telefone)
(e-mail)
Quais são os erros mais comuns no setor de compras?
Uma vez que você já sabe como fazer um pedido de orçamento, chegou a hora de descobrir quais são os erros que o setor de compras não pode cometer com esse processo.
Afinal, não basta apenas fazer uma cotação do dia para a noite. É vital ter atenção com outros detalhes, que envolve:
Evite negligenciar os processos de negociação
Ao comprar produtos para a sua empresa, estimule a sua equipe a encontrar os melhores preços e métodos de pagamento junto aos fornecedores e tenha em mente que nem sempre a economia é sinônimo de qualidade.
Não elaborar bons contratos
O contrato é uma ferramenta poderosa para garantir segurança jurídica tanto para o seu negócio quanto para os fornecedores.
Suponha que você fez um pedido de orçamento e, ao recebê-lo, as exigências de qualidade do seu negócio não são atendidas.
Logo, se a anomalia for de responsabilidade do fornecedor, o contrato deverá ser utilizado como base para fazer as reclamações.
Podemos concluir, portanto, que o investimento em ferramentas que facilitam o processo de elaboração de contratos é imprescindível para garantir mais eficiência no setor comercial.
Não ter um planejamento
Um importante passo para qualquer pedido de orçamento é escolher as prioridades de investimento da empresa e, com isso, evitar gastos desnecessários.
Empresários que ignoram essa etapa podem ter diversos prejuízos financeiros. Visto que, além de não ter uma visão completa dos custos – que pode contribuir para a tomada de decisão – o excesso de estoque não é ideal para o negócio.
Entre as principais consequências que a falta de planejamento pode causar no processo comercial, estão:
- Menos qualidade das entregas;
- Falta de estoque;
- Fluxo de caixa irregular.
Portanto, antes de qualquer coisa, tenha atenção nessas questões para que a sua compra conquiste bons resultados.
Com uma operação mais eficiente, o seu departamento ajuda o seu negócio a conquistar um diferencial competitivo no mercado.
