*Por Ricardo Gimenez
Comecei a trabalhar com sistemas e contabilidade em 1994, não parece muito tempo e lá se foram quase 20 anos… De lá pra cá muita coisa mudou no que se refere a contabilidade + software para contabilidade. Quando fui desenvolver meu primeiro sistema contábil um dos contadores da empresa disse: “O principal objetivo deste “programa” é gerar diário e o razão com o número de seqüência automático. Ele tem que guardar o número do livro do ano passado e gerar o do ano posterior! Automático viu?!?”. Foi muito, muito, muito fácil! Lógico que eu não entreguei que ia ser simples, mas eram outros tempos…
Em 2008, muitos anos depois de fazer os números de livros serem automáticos, tive de encarar o maior desafio de minha vida: gerar um SPED Contábil. A tarefa foi dura! Ninguém tinha a menor idéia do que era o que ou qual campo deveria ser preenchido por qual informação. Meu primeiro projeto SPED foi um plano onde uma empresa renomada de ERP nacional contratou nossa empresa para fazer um trabalho de consultoria técnica e comercial sobre o SPED Contábil. A maior dúvida do projeto era o que o layout queria dizer quando um campo era facultativo (não obrigatório, ou seja, você só preenche se quiser), eram dúvidas que hoje parecem básicas, mas, como nunca ninguém havia se deparado com o assunto, aí a situação fica diferente.
Para começar com o SPED Contábil sugiro a você desenvolvedor, contador ou interessado que precisa resolver o SPED, que leia as Instruções Normativas: a informação está na IN787 de 2007 e completada pela IN926 de 2009. Sempre surgem alterações de layout, porém, essas são as principais no que se refere a layout e explicações de obrigatoriedade. Falando em obrigatoriedade, podemos destacar os seguintes fatos:
Quem tem de entregar SPED Contábil? Todas as empresas do Lucro Real, exemplos: Bancos, corretoras, indústrias, comércios, prestadores de serviços, energia, telecom e todos os tipos de empresas. Ficam de fora as empresas que são sociedades sem fins lucrativos, beneficentes e outras, conforme o layout. Nesse momento, lhe aconselho a tomar nota do tipo de empresa em que a sua ou seu cliente se enquadra e depois discutir com um contador experiente.
Só empresas do lucro real podem entregar o SPED Contábil? Funciona assim, se você é do lucro real, então você é obrigado, porém, empresas no lucro presumido e outras não obrigadas também podem voluntariamente aderir ao SPED Contábil e assim deixar de imprimir livros contábeis como o diário e razão analítico. Empresas que entregam o SPED Contábil não precisam mais imprimir e guardar por anos os empoeirados livros contábeis, tudo está digitalizado.
Quando se entrega o SPED Contábil? O seu arquivo digital deve ser enviado todos os anos para a Receita Federal pela Internet no último dia útil do mês de junho de cada ano. Agora, a pergunta principal: Como é o arquivo do SPED Contábil?
O SPED Contábil é um arquivo digital oficial que deve estar dentro dos padrões do layout da IN787 de 2007 e suas atualizações. Com esse layout em mãos você deve iniciar olhando para seu software contábil ou base de dados identificando as tabelas que contenham as informações básicas do arquivo, que são: Plano de Contas, Lançamentos Contábeis, Centro de Custos, Históricos Padronizados, Saldos Mensais e em dezembro, especialmente, você deverá ter os saldos antes e depois do encerramento do exercício, além de dados básicos da empresa de quem é o SPED Contábil, do contador e do representante legal. Nessa hora, vale a pena você levantar o número do livro contábil do ano anterior. O número atual é obrigatório e importante para a contabilidade.
A dica mais importante e que traz dúvidas para os profissionais de sistemas, lembrem-se sempre: Débito é +, Crédito é -. Em todos os projetos que participei os profissionais de contabilidade levam em conta a natureza da conta e assim por diante. Por favor, sempre se concentrem na regra, não importa a natureza da conta e sim como o seu sistema deve fazer cálculos, usem a regra: D = + e C = -, vocês podem ficar despreocupados, essa polêmica sempre surge, assim, sigam a regra e tudo vai dar certo! (já vi dezenas de rotinas falharem e o erro era sempre nessa regra).
O arquivo está dividido em 4 grandes blocos que são: Bloco 0 – Esse é o que conterá dados de identificação da empresa, matriz e filiais porque o arquivo é consolidado com todos os movimentos das filiais na matriz, contador responsável e o representante legal da empresa. Bloco I – Nesse bloco ficam armazenados o Plano de Contas, os Lançamentos Contábeis e os Saldos Mensais. Bloco J – Esse bloco é muito importante, pois lá você irá detalhar o Balanço Patrimonial e a DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) e o Bloco 9 – Que contêm os dados de totalização do arquivo e quantidade de linhas por bloco.
Outro ponto importante. O SPED Contábil é um livro eletrônico digital definitivo, não pode ser retificado com a simplicidade de uma DIPJ. Funciona assim, o contador fará a contabilidade normalmente durante o ano, como sempre fez. No final do período, entre janeiro e dezembro, será feito o tradicional encerramento do exercício, com o Balanço Patrimonial e a DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício). É, mas depois disso vem o SPED Contábil e deverá ser gerado o arquivo digital oficial no exato formato que a Receita Federal chama de SPED Contábil.
Nesse momento começa o serviço do SPED Contábil. Gerar o arquivo é o resultado ou o início de um processo que exige qualificação e entendimento de pelo menos três pontos: Layout, DEPARA do Plano de Contas para o Referencial e a Adequação do Balanço/DRE.
Sobre o Layout, a dica é: estude cada campo e o seu conteúdo, não tem muito segredo, cada campo deve conter os dados comuns aos quais já temos longa familiaridade. Existem campos para contas a débito, a crédito, históricos, centros de custos, descrições de contas e outros tipos de detalhes como nível da conta e natureza.
Na parte de DEPARA do Plano de Contas realmente surge a dificuldade. Só um contador realmente capacitado terá entendimento de suas contas e das referências ideais no Plano de Contas Referencial, assim você deve prever uma rotina de associação do plano de contas da empresa para o plano de contas referencial, obrigatório para sua categoria de empresa. Todas as empresas podem e devem continuar usando seus próprios planos de contas, porém, o SPED Contábil exige que “amarre” suas contas às contas padrão homologadas pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade), CVM (Comissão de Valores Monetários) para empresas financeiras ou SUSEP no caso de Seguradoras, e etc. Cada classe de empresa tem seu Plano de Contas Referencial liberado pela Receita Federal para o SPED.
Como último ponto de atenção, fica a construção do Balanço Patrimonial e DRE, esses dois com novos padrões baseados em códigos de aglutinação, de somatória ou sumarização. Para suas contas de receita, despesa, patrimônio, ativo e passivo, esses códigos devem ser criados por você e relacionados nos registros de plano de contas (blocos I) e usados nos blocos J do SPED referentes a Balanços e Demonstrativos de Resultado. Essa rotina é tecnicamente simples de criar e você pode fazer referência para contas do plano de contas, em especial a contas sintéticas, aquelas que não recebem lançamentos, as totalizadoras. Um detalhe é que o Balanço Patrimonial conterá as contas tipo 1 e 2, conforme a instrução do layout, que são as contas do Ativo, Passivo e Patrimônio, a DRE contém só contas de despesas e receitas com seus resultados finais que apontarão Lucro ou Prejuízo.
Assim, depois de fazer tudo isso, você deve gerar seu SPED Contábil, carregar para o Programa Validador de Arquivos da Receita (PVA) e “cruzar os dedos” para tudo estar certo. Se algo der errado ou surgir um alerta na tela, você deverá revisar seu arquivo SPED. Com isso surgem dois pontos de suma importância, a preparação do seu SPED passa por um contador capacitado e competente para o SPED Contábil e um sistema realmente compatível com as necessidades de sua empresa.
Muitas empresas de software, bons desenvolvedores e até contadores capacitados, têm criado métodos e sistemas para “validar o SPED Contábil”. É verdade que existem boas rotinas de conferência para bater seus dados contábeis, minha sugestão é que você tenha minimamente as seguintes criticas: Lançamentos x Saldos Mensais = todos têm de bater; saldo da soma dos débitos e créditos deve ser igual a zero; e por último, o saldo de todas as contas de despesa e receita em 31 de agosto deve ser igual a zero.
Com certeza o impacto do SPED é algo a ser considerado por todo tipo de empresa e um profissional de tecnologia, contabilidade, administração ou qualquer outro perfil, tem de estar ligado no que surge de novo. Aquilo que pode trazer para melhorar processos, rotinas, sistemas e performance é fundamental e sempre pode caber num projeto finalizado uma boa análise desses pontos. Agora, a parte de pré-validações é um diferencial muito relevante, sem falar nas possibilidades de cruzamentos do SPED Contábil com outros dados fiscais, previdenciários e de outras obrigações da empresa entregues ao fisco, tais como: Sintegra, DIPJ, DCTF e o SPED Fiscal.
*Ricardo Gimenez é sócio-diretor do Grupo Coldwell, especializado em serviços de alta tecnologia. Esse é o segundo artigo de uma série de sete que irão tratar de cada arquivo SPED, ou seja, como desenvolver um bom projeto e as principais dúvidas para construir bons sistemas para gerar o arquivo.
