Entrevista sobre #SoftwareJurídico

Concedi uma entrevista aos amigos da Radar Consultoria, capitaneados pela grande Samantha Albini, sobre software jurídico e tecnologia  e divido com vocês estes insights.

1 –  Sabemos que há dezenas de softwares de Gestão Jurídica no Brasil. Em sua opinião quais são os que apresentam uma melhor relação custo benefício? (se quiser diferencie softwares para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, assim como para advocacia empresarial ou pessoa física)

Objetivamente é complexo responder esta pergunta sem antes definir bem quais são os objetivos do software a ser contratado.

Há inúmeros softwares bons no mercado, entretanto, o bom mesmo será aquele que melhor se adapta a realidade do cliente que quer usá-lo.

Neste sentido, importante destacar uma realidade que muitos pensam ser a ideal: Construir o seu próprio software jurídico. Isto é um ledo engano.

Primeira observação é de que ao construir um software você irá ter apenas as ideias que você teve de gestão e funcionalidades, sem aproveitar o que outras pessoas poderiam criar, pensar e ter soluções melhores. Outro ponto é que você fica sem atualizações constantes (afinal estas dependem de mais investimento pesado de TI e apenas suas ideias novamente), o que em softwares dos mercado você teria ao natural em atualizações (já que hoje os softwares são estilo serviço e na sua mensalidade compreende as atualizações de segurança e novas funcionalidades).

Voltando a questão de sistemas em si, destaco que para formar a relação custo x benefício, temos que compreender os dois lados da moeda. Algumas indagações importantes:

Custo: Quanto custa o sistema para implantar? Cobra por usuários? Cobra por armazenamento de arquivos? É web? Acessa pelo celular? Importa notas de expediente/intimações/publicações? Tem integração com outros sistemas (web service)? Onde estão o banco de dados e software (e seus custos de licenciamento)?

Benefício: Quais suas ferramentas de gestão? O que o sistema automatiza (faz sozinho)? Quais ferramentas de controladoria o sistema implementa? O sistema pré classifica as notas de expediente/intimações/publicações para dizer o que elas são e lançar os prazos automaticamente? O sistema aceita robôs integrados para aprimorar seu trabalho?

Como podemos perceber esta não é uma equação simples de ser resolvida. Há softwares pequenos em custo que fazem grandes automações, outros maiores nem tanto, mas sua forma de controle pode ser mais inteligente e interessante ao escritório ou departamento jurídico.

Aliás, no sentido de departamentos jurídicos, a realidade é similar, embora outros pontos devem ser levados em conta: Como o software gerencia os indicadores criados e lançados pelos escritórios? A versão do sistema para os escritórios lançarem é minimamente inteligente, permitindo que o escritório gerencie as informações lançadas e a empresa faça destes lançamentos dados e posterior informações úteis? Há como criar ranking com os indicadores lançados para gerir os escritórios? Há integração com robôs, para saber antes da citação as demandas existentes, atualização de sentenças, entre outros?

Muito a se pensar e gerir antes do sistema. Por isto sempre afirmo: Primeiro a gestão, depois o software. Ele (software) somente será útil se houver uma boa gestão por trás dele.

Há muito tempo faço comparativos entre softwares jurídicos, há alguns bons do mercado elencados nestes artigos analiticos de sistemas: https://gustavorochacom.com.br/tag/software-juridico/ E de tempos em tempos, esta lista é atualizada com todas as novidades do mercado jurídico!​

2 – Há algum software que hoje está no mercado e que deve ser em breve descontinuado. Nesse sentido, quais são os cuidados que os clientes devem ter nesse sentido para estar atentos a estes softwares? Há algum tipo de prevenção?

Infelizmente, mesmo softwares com alguns anos de mercado podem ser descontinuados e deixam legados de problemas aos seus usuários.

Nos últimos 3 anos houveram pelo menos 2 médios que descontinuaram serviços e 3 que foram incorporados por outros sistemas.

Algumas dicas válidas:​

1.     Verifique há quanto tempo o sistema está operando;

2.      Quem são os seus clientes?

3.      Tente contato com estes clientes para ver seu grau de satisfação;

4.      Veja no mercado pesquisas, consultorias entre outros que referenciam o que há de mais estável no mercado;

5.      Antes de contratar, peça uma versão de testes para analisar suas funcionalidades (naquela lista da primeira pergunta, são softwares que me disponibilizaram sistemas de teste e eu os testei, por isto estão nos artigos. Várias empresas me procuram, mas sem testar, eu não avalio ninguém).

Outro ponto essencial: Se o sistema não lança versões novas, pelo menos uma vez por ano, é um ponto crítico, significa que não está evoluindo a contento.

Importante observar que já há algum tempo existem muitas fusões e aquisições no mercado de software brasileiro, o que ocasiona uma certa visão parecida de alguns players do mercado.

Atualmente, tenho informações de sistemas que devem apresentar novas funcionalidades e versões, exemplifico alguns:

•      Sistema JudiceOffice: Virá com melhorias nos robôs de pré leitura de notas e agendamentos, bem como com uma versão nova do financeiro. Previsto para Setembro/2018.

•      Sistema ADVbox: Virá com um financeiro acoplado ao sistema. Previsto para Julho 2018.

•      Sistema Integra/Promad: Virá com App para celular e outras melhorias internas de estabilidade. Previsto para Agosto 2018.

•     Sistema Espaider: Acoplado inteligência artificial chamada Parker, com diversas funcionalidades. Previsto para Julho 2018.

•      Sistema CPJ: Inserção de workflow e inteligência artificial em suas funcionalidades. Previsto para Julho 2018.

• Há inúmeros outros e funcionalidades, importante perceber os players do mercado que tem atualizado seus sistemas e continuam ativos em vendas e novos clientes, pois isto já se traduz numa garantia de continuidade razoável.

3 – Quais são as faixas de preços hoje praticadas no mercado para um software de gestão?​

São bem variadas. Temos sistemas de menos de 100 reais por mês a softwares que uma implantação mínima (um módulo de processos) com 10 usuários sai por pelo menos 15 mil reais iniciais, sem contar futuras despesas mensais.

Aqui vale ressaltar a usabilidade do sistema versus seu preço.

O sistema mais caro nem sempre será adequado ou melhor retrata a sua realidade. No âmbito do meu trabalho de consultoria, já fiz em mais de uma oportunidade, o chamado downgrade, ou seja, tiramos softwares maiores e colocamos softwares menores, mas que seriam melhor utilizados.

Do que adianta ter um software caro e usar 30% dele, se pode ter um mais enxuto e usar 90%, pagando menos e tendo os indicadores e a gestão que se quer?

O preço não deve ser o principal motivo da aquisição. As ferramentas, somadas a gestão interna, resultados práticos e efetivos aos clientes (tanto externo quanto interno) são essenciais para esta escolha.

Um software com indicadores, todos queremos. Agora, um que automatize relatórios, faça integrações com outros sistemas, entre outras características pode ser mais útil a escritórios empresariais, enquanto sistemas mais claros em interface, mais voltados a lançamentos, gestão de relacionamento com cliente podem ser mais interessantes a escritórios que atuam com pessoas físicas.

O binômio possibilidade versus necessidade/usabilidade é o balizador da aquisição.

4 – Quais são os procedimentos, os quais os clientes devem se atentar com relação a estrutura de T.I e segurança da informação?

As premissas de segurança da informação passam por vários níveis, destaco alguns:

•      Senhas devem ter no mínimo 8 caracteres, letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais.

•      Lembre-se que os dados que você tem pertencem ao cliente, você está apenas guardando as informações pra ele.

•   Com a nova legislação européia de proteção aos dados (Brasil ainda não tem lei sobre o tema em vigor), cuide se você tem algum europeu no seu cadastro ou se faz negócios com países da Europa, pois seus contratos devem ser revistos, bem como os cidadãos europeus têm que aceitar e concordar – dando permissão – para coleta e uso de qualquer dado (nome, CPF, etc)

Além disto, os funcionários devem assinar termos de confidencialidade de informações, bem como sobre suas responsabilidades de uso das informações no escritório/empresa e perante terceiros.

Isto é o mínimo para que a segurança exista no escritório ou departamento jurídico.

Entrevista publicada em https://www.radardagestao.com.br/imprensa

Enfim, um tema polêmico, mas essencial para o crescimento de escritórios e departamentos jurídicos!