Em época de expansão da modalidade home office, como ficam os bens da empresa? É importante fazer uma auditoria completa, uma espécie de balanço patrimonial para saber em que estado estão os bens físicos e também para e entender o momento exato de uma substituição.

Em uma estrutura jurídica bem organizada, tudo é controlado e acompanhado de perto. Não apenas o valor dos móveis no momento da compra, mas a qualidade e duração para entender se o gasto foi útil ou foi dinheiro jogado fora.

Pior ainda, já tive em empresa que só descobriram o sumiço de alguns equipamentos quando houve necessidade de uso em uma reunião. Ou seja, as empresas acabam sendo roubadas por colaboradores e frequentadores, sem nem perceber que o patrimônio foi desfalcado.

Muito comum no varejo, o inventário de bens de uma empresa deveria ser feito semestralmente ou mesmo anualmente, isso vai evitar desperdício de dinheiro com compras indevidas e até ajuste de fornecedores.

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Por que é importante fazer um inventário?

Pode parecer coisa boba, mas vamos supor que o seu escritório tenha 30 trabalhadores em turnos alternados, 10 notebooks e 30 computadores de mesa, 35 cadeiras e diversos outros equipamentos de informática e todos esses bens com suas referidas etiquetas de patrimônio.

Porém, ao fazer essa auditoria do inventário, foi descoberto que:

• 2 computadores não existem mais
• 1 notebook está quebrado e não tem mais utilidade
• 1 tv desapareceu
• 15 cadeiras estão quebradas

Mesmo que você ignore os respectivos itens, principalmente em informática, eles se transformam, quebram e também têm peças removidas para usar em outros equipamentos. Isso pode gerar um prejuízo que nem foi calculado pela empresa.

Além disso, você pode diagnosticar que determinado fornecedor de cadeiras ou outros equipamentos entrega produtos de baixa qualidade ou não compatíveis com a sua necessidade. Ou seja, itens que deveriam ter uma duração de dois a cinco anos estão quebrando com pouco mais de seis meses de uso.

Não apenas isso, é possível descobrir desvio de mercadorias e de bens físicos da sua empresa e neutralizar o problema antes que ele fique incontrolável.

“O olho do dono engorda o gado.”

Essa expressão popular pode ser facilmente usada para exemplificar o objetivo do inventário. Os funcionários e colaboradores precisam ver essa preocupação da administração da empresa para então zelar pelo patrimônio dela.

Uma organização que não dá o exemplo, não cuida dos seus bens, não terá esse mesmo tratamento dos seus colaboradores. Não se pode cobrar aquele comportamento que não é seguido pela gestão.

Se você não tem um processo de auditoria interna dos bens da empresa, te convido a se organizar para fazê-la logo após a volta da quarentena. Explique aos envolvidos qual é a importância desta ação e como eles podem ser beneficiados com essa medida.

Melhor uso de orçamento disponível e a compra de equipamentos de melhor qualidade são alguns dos resultados que podem ser alcançados com esse trabalho.