Emitir nota fiscal é uma tarefa rotineira para todas as empresas. Afinal, é esse documento que legaliza suas operações, impedindo problemas com o fisco.
Em resumo, todas as prestações de serviços ou venda de mercadoria devem ser seguidas por uma nota fiscal. Porém, salvo em algumas exceções, como no caso das operações do MEI, visando o consumidor final pessoa física.
No entanto, é interessante emitir até mesmo nesses casos, pois isso facilita o controle da empresa.
Neste conteúdo, vamos explicar a importância da emissão desse documento, o que a legislação nos traz e diversos outros detalhes.
Vamos lá!
Por que emitir nota fiscal?
O fisco tem o dever de checar todas as operações que ocorrem em território nacional. Portanto, uma de suas ferramentas são as notas fiscais, que são emitidas em qualquer transação entre empresas.
Dessa forma, as autoridades conseguem encontrar fraudes ou ilegalidades, caso algo não esteja dentro dos conformes. Ela também serve para arrecadar impostos. É por isso que as empresas são obrigadas a emitir esse documento.
Ademais, a emissão de nota representa um estágio importante para os negócios. Em resumo, todas as empresas começam com o trabalho de pessoas físicas que, ao se consolidarem, requisitam um CNPJ.
Então, se há emissão desse documento, há, também, profissionais sérios trabalhando naquele local. Isso é visto como um “divisor de águas” pelo mercado, conferindo à nota um caráter competitivo.
O que a lei diz sobre emitir nota fiscal?
A Lei nº 8.846/94 afirma que qualquer empresa, ao realizar prestação de serviço ou comercializar bens, deve emitir nota fiscal. Caso contrário, ela está passível de punição, se enquadrando no crime de sonegação de impostos.
Olhando para a nota como um registo de operação, faz sentido que a emissão seja obrigatória. Afinal, é por meio delas que podemos averiguar se todos os impostos foram recolhidos, assim como se a contabilidade está correta.
Um problema grave acontece em lojas de alto fluxo de vendas, ou estacionamentos privados. Nesses locais, a emissão de nota é constante, e o recomendado é usar um emissor de notas fiscais para dar conta do recado.
Vamos comentar sobre o MEI e suas obrigações com as notas.
Caso específico do MEI
A ideia por trás do MEI (Microempreendedor Individual) é formalizar todos os trabalhadores que atuam de maneira autônoma. No entanto, para que isso aconteça sem grandes problemas, suas obrigações precisam ser mais simples que para outras empresas.
O 97ª artigo da CGSN nº 94/2011 expressa claramente que o MEI está isento da obrigatoriedade de emitir notas fiscais para pessoas físicas. Para jurídicas, ele deve emitir, exceto se a outra parte emitir uma nota de entrada.
Vale lembrar, todavia, que a nota fiscal é um documento muito importante para qualquer empresa, atestando as operações da mesma. Portanto, vale a pena emitir, mesmo sem ser obrigado, no caso no MEI.
Em alguns casos, o fisco pode querer realizar uma revisão das operações do MEI, ou checar sua contabilidade mais de perto. É nessas horas que ter suas notas fiscais faz uma diferença enorme!
Quando se deve emitir nota fiscal?
Em primeiro lugar, devemos fazer um alerta quanto ao descuido com as notas fiscais: elas são obrigatórias para quase todas as empresas e, se for negligenciada, acarreta punições à empresa.
Dito isso, o melhor a se fazer é ter cuidado redobrado com suas emissões, realizando essa atividade sempre que houver uma transação em sua empresa. Portanto, cada operação, seja de compra ou de venda, precisa vir acompanhada desse documento.
Em alguns casos, há liberdade para contabilizar mais de uma transação por nota — casos especiais, aliás. Porém, no geral, o recomendado é sempre uma nota por transação, o que evita qualquer problema com o fisco.
Quais informações devem constar nesse documento?
Uma nota fiscal é um documento que contabiliza uma operação, portanto, requer várias informações sobre a transação realizada pela empresa.
A data e a hora, por exemplo, são itens importantes e que precisam entrar nesse documento. Além disso, o valor da transação também é obrigatório. Lembre-se que se trata do valor bruto, ou seja, sem nenhuma dedução de qualquer natureza.
O documento precisa especificar o que foi comercializado. Se foi um serviço, lembre-se de informar, com precisão, o que foi feito. Os impostos de cada mercadoria precisam estar registrados na nota.
Por fim, os dados do cliente também são importantes, assim como a forma de pagamento utilizada.
O que é NF-e e qual seu propósito?
Antigamente, as notas fiscais eram construídas em talões, e seu preenchimento era manual. No entanto, com a popularização dos computadores, surgiu a necessidade da digitalização deste documento. E assim nasceu a NE-e, em 2006.
Sua validade é verificada através de um autenticador eletrônico, dando a ele o mesmo peso que as notas físicas.
Quem diria que uma folha de papel fosse tão importante, não é verdade? Não descuide de suas notas fiscais!
