Ao se formar na faculdade, ainda mais em um curso renomado como o de odontologia, o recém formado costuma ter um misto de emoções. Ao mesmo tempo em que sabe que deu o seu melhor e que tem capacidade para fazer seus atendimentos e até mesmo para ter sua própria clínica, existe um pouco de sentimento de insegurança, ainda mais em assuntos que muitas vezes não são abordados na faculdade, como por exemplo como gerir a parte administrativa de gestão na odontologia de um consultório, ou como conquistar mais clientes.
Mas com a quantidade de tecnologia que temos hoje, fazer a não precisa ser algo tão complicado assim. Com o conhecimento técnico, uma boa secretária e com o software certo, você com certeza conseguirá se dar bem!
Como gerir um consultório de dentista
As principais coisas que precisam ser geridas são a agenda, o estoque de materiais, as fichas dos pacientes e as finanças. Se a sua clínica ou consultório oferecer também exames, pode ser que você também precise de um software para gerir a entrega de exames ou até mesmo para fazer o envio automatizado dos resultados.
Sendo assim, nesse artigo vamos te dar alguns exemplos de softwares que podem ser usados para executar algumas dessas tarefas, e você pode se surpreender ao saber que alguns softwares bem comuns podem te ajudar muito!
Google Agenda
A grande maioria dos consultórios de odontologia ainda utilizam agendas físicas, dessas de papel, em que a secretária precisa ficar anotando nome, telefone e os dados do paciente.
Mas existe uma opção muito interessante que é gratuita e que vai permitir que você acesse a sua agenda em qualquer lugar que você esteja.
Essa opção é muito interessante principalmente para quem atende em mais de um lugar, uma vez que pode ser que você esteja em um dos consultórios e precise acessar informações a respeito da sua agenda de outro lugar.
Nesse caso, ao invés de ter que ligar para sua secretária e aguardar que ela te passe todas as informações, você pode acessar o seu Google Agenda e checar todas as informações que você precisa.
Outro ponto que essa agenda digitalizada ajuda muito é quando você atende em vários locais e aparece algum paciente com alguma urgência.
Nesse caso, em vez da secretária tentar fazer algum milagre para tentar encaixar mais um paciente na agenda, ela pode dar uma olhada em como está a sua agenda nos outros consultórios e talvez já agendar esse paciente para outro local de atendimento.
Isso facilita demais a vida de todos e acaba deixando o paciente extremamente satisfeito, já que ele consegue ser agendado o mais rápido possível, sem a necessidade de ficar ligando para diversos consultórios para saber se há alguma vaga.
Excel
Outro software relativamente simples, mas que pode ajudar demais na organização, principalmente da organização financeira, é o Excel.
Claro que existem milhares de ferramentas especializadas, mas para que você consiga utilizá-las, você precisa que a sua equipe, como por exemplo a sua secretária, também saiba utilizá-la, o que pode acabar deixando as coisas um pouco mais complicadas.
Hoje em dia, o Excel é uma ferramenta já bem conhecida de diversas pessoas, e a grande parte das secretarias já chegam sabendo como utilizá-la, então é muito mais fácil implementá-la.
O Excel pode te ajudar não só a controlar a parte financeira como também pode ser um controle de estoque ou até mesmo um banco de dados onde você consegue consultar quais os procedimentos mais feitos durante o último ano, por exemplo.
Com isso você consegue se preparar para possíveis aumentos de um determinado serviço em uma determinada época e já se preparar com os materiais necessários.
O controle de estoque no Excel também é uma ótima possibilidade, mas com certeza existem programas mais robustos que vão te ajudar a controlar tudo mais facilmente e ainda ter informações extras, como por exemplo o valor que você pagou do material na última compra e o contato do fornecedor, o que já facilita muito na hora de fazer a compra.
Cabe a você decidir se vale a pena tentar implementar o programa e treinar a secretária, ou se é melhor você usar o Excel mesmo.
Esse não é bem um software, já que na verdade ele é instalado no celular, então é um aplicativo. Mas ele é tão útil e pode resolver tantos problemas em um consultório, que você com certeza precisa usá-lo para ter uma gestão eficiente.
Um grande problema nos consultórios de dentista é o esquecimento dos pacientes. Muitas vezes eles anotam que tem a consulta, mas acabam perdendo o papel.
Se você chamá-los no WhatsApp alguns dias antes para lembrá-los, depois chamar também na véspera e depois chamar novamente algumas horas antes da consulta, as chances deles esquecerem serão mínimas.
Além disso, já no WhatsApp você pode lembrá-los de alguma preparação que pode ser necessária para a consulta ou até mesmo enviar solicitações de pagamento via pix, por exemplo!
Viu só, gerir um consultório odontológico não precisa ser algo complicado!
