Do estoque à descrição, veja como não errar ao incluir produtos na sua loja
Se você tem um negócio que envolve a venda de produtos, com certeza já teve que encarar o desafio de conferir o estoque. Uma das formas mais eficientes de fazer isso é através do cadastro de produtos, um banco de dados que contém as informações de todo o seu estoque.
“Mas eu tenho um negócio on-line, não preciso cadastrar meus produtos”. Pelo contrário, você necessita, sim! Afinal, mesmo um e-commerce pode ter itens que sofreram modificações ou que não estão mais disponíveis, e você deve atualizar o status de cada um deles.
De maneira geral, as empresas fazem a atualização periódica dos produtos, mas são vários campos a serem preenchidos. E se você tem uma empresa com milhares de produtos, como um hipermercado, essa tarefa pode demandar bastante esforço.
Mas se você é alguém que nunca fez um cadastro de produtos, ou se você já faz e quer buscar formas de atualizar seus métodos, ambos são bem-vindos. No texto de hoje, vamos te mostrar a importância do cadastro e como fazer para manter seu estoque bem atualizado e livre de erros.
Por que atualizar os produtos
Em primeiro lugar, a atualização do cadastro de produtos não é um bicho de sete cabeças. De fato, o sistema da sua empresa faz essa atualização automaticamente sempre que um produto sai do estoque (por meio de vendas, por exemplo) ou entra no estoque, via reposição.
Basicamente, o cadastro de produtos se “atualiza” todo dia, a cada venda feita. No entanto, às vezes podem ocorrer erros ou a entrada de novos produtos, como na já citada reposição de estoque. Aí não tem jeito: é preciso fazer a atualização, incluindo os novos itens no estoque ou retirando itens de forma manual.
Um cadastro de produtos eficiente é essencial para o varejo, pois ele reduz ao máximo as falhas que podem ocorrer. Além disso, sua empresa se beneficia de um cadastro unificado, pois isso permite que as áreas de logística, administração e finanças possam verificar o estoque e saber qual é a hora de repor algum produto.
Fatores importantes no cadastro
Ao fazer o cadastro de produtos, você deve levar em conta as informações básicas que serão usadas para o controle de estoque. Essas informações servem para saber o que há em estoque e em quais quantidades.
Com esses dados em mente, o setor de estoque da empresa dispõe de informações para saber como fazer a distribuição das mercadorias nas prateleiras. Caso algum produto esteja faltando, um cadastro atualizado pode enviar alertas sobre a necessidade de reposição de mercadorias, por exemplo.
A atualização do cadastro pode até ajudar no processo de vendas, permitindo que a sua empresa possa verificar quantos produtos foram vendidos, quem foi o comprador e qual a data da operação. Dessa forma, sua equipe consegue corrigir eventuais erros de entrada e saída de produtos com mais facilidade.
Etapas do cadastro
De maneira bem simples, um cadastro de produtos organiza-se em várias etapas. A primeira é o cadastro das informações básicas de cada produto, que consiste na seguinte lista:
- Descrição do produto (ex: arroz parboilizado);
- Especificações (peso, tamanho da embalagem, quantidade, etc.);
- Imagens ou vídeos do produto;
- Palavras-chave de busca interna e SEO (no caso de e-commerce);
- Custo de aquisição;
- Preço de venda, custo;
- Estoque mínimo necessário;
- Quantidade em estoque atualmente;
- Categorias e subcategorias de produtos (ex: categoria “arroz”, subcategoria “integral”).
Como evitar erros
A segunda etapa é a mais importante, pois é nela que você pode evitar muitos erros na hora de cadastrar seus produtos: a escolha do sistema. E essa etapa varia conforme o tamanho da sua empresa.
O ideal é que a sua companhia tenha um funcionário ou departamento responsável apenas pelo cadastro, de modo a concentrar o trabalho da função e impedir a ocorrência de erros por dispersão. Certifique-se de que essa pessoa faça atualizações periódicas no cadastro em busca de eventuais erros ou inconsistências entre os produtos à venda e o estoque.
Mesmo se você tiver um e-commerce, é importante manter o controle do cadastro de produtos em separado. Além disso, você também precisa ter o máximo de atenção com o cadastro para evitar digitar quantidades erradas no estoque, por exemplo, e ver seu cliente desistir de comprar um produto que está no estoque, mas que aparece como “em falta” no seu site.
Com essas práticas, você não apenas conseguirá manter um estoque à prova de erros graves, como conseguirá fazer atualizações com mais atenção e otimizar os processos de venda e reposição de produtos da sua empresa.
