A forma de trabalho nas empresas está evoluindo rapidamente, e as soluções de colaboração e comunicação corporativa possuem um papel vital na transformação digital das organizações.
Os profissionais buscam, cada vez mais, o bem-estar e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, priorizando a flexibilidade do local de trabalho, a medição da performance pelas contribuições em vez das horas trabalhadas, e oportunidade de serem criativos e inovadores. As empresas, por sua vez, buscam reter os seus talentos e proporcionar um espaço de trabalho favorável a essa nova cultura.
Segundo uma pesquisa realizada pela Gensler com trabalhadores dos Estados Unidos, em 2019, 43% dos entrevistados almejam um espaço de trabalho que promova a colaboração e o trabalho em equipe. Entre outros itens que figuram entre os mais votados, está um ambiente que provê as últimas tecnologias, que inspira criatividade e inovação, e maximiza a produtividade.
Atualmente as equipes estão mais distribuídas do que nunca, e não mais restritas a um escritório ou a uma região. É cada vez mais comum os funcionários interagirem com colegas de outras cidades, países, fusos horários, estando dentro do escritório, em suas casas, no saguão do aeroporto ou em um quarto de hotel.
Por esses motivos, é essencial que as empresas do futuro tenham as soluções mais modernas de colaboração, permitindo aos colaboradores acessarem toda a base global da organização de qualquer lugar, a qualquer hora. Para desenvolver equipes globais e de alta performance, é preciso dar a elas a capacidade de compartilhar informações e se comunicar de maneira transparente e segura.
Acelerando a colaboração
Para uma solução de colaboração ser implantada com sucesso na empresa, é preciso que os funcionários consigam comunicar de forma rápida e intuitiva com os seus parceiros, clientes e colegas. A experiência da reunião deve ser focada nas pessoas, permitindo que elas construam relacionamentos reais, e formem times de alta performance.
Quando toda a jornada da reunião é centrada no indivíduo, a adoção se dá de forma natural e espontânea. Essa jornada inicia no momento que ele faz o agendamento da reunião, sem o intermédio de alguém da área de TI, e sem nenhuma complexidade técnica. No momento marcado, todos os seus dispositivos móveis são notificados, e ele pode ingressar de qualquer lugar do planeta, bastando apenas uma conexão com a internet. Se ele estiver fisicamente em uma sala de reunião, o dispositivo de vídeo já possui um botão para ele ingressar na conferência através de um touchpad.
Ele pode também conectar automaticamente os seus dispositivos móveis quando entra na sala; compartilhar e receber conteúdo; transferir chamadas do smartphone ou tablet para o equipamento do ambiente; além de usar o telefone ou tablet para controlar os aparelhos na sala de reuniões. E durante a reunião, ele conversa com os demais participantes em uma chamada em vídeo com alta resolução.
Colaboração na Nuvem
De acordo com o Gartner, até 2021, 90% dos líderes de TI não vão mais adquirir novas soluções de colaboração on-premises, reconhecendo que as ofertas futuras na nuvem estarão muito à frente em termos de funcionalidades, recursos, portais de gerência, relatórios analíticos e dashboards de monitoração. Assim, um número crescente de organizações busca investir no potencial dessa nova era para suportar as suas necessidades de negócios.
A plataforma de colaboração em nuvem proporciona uma série de benefícios para as empresas que optam por este paradigma:
- Melhor experiência do usuário
O estudo NTT 2019 Digital Means Business Report revelou que 54% das empresas reconhecem a importância de transformar a experiência do usuário e a forma como eles desempenham as suas funções através da transformação digital. As ferramentas de colaboração na nuvem permitem que as organizações utilizem as últimas tecnologias disponíveis nos produtos. Tais inovações, como inteligência artificial, aprendizado de máquina para oferecer assistência por reconhecimento de voz, reconhecimento de participantes da reunião, transcrição em tempo real, são peças-chave para melhorar a experiência e a produtividade dos usuários.
- Acesso a toda a suíte de colaboração
Diferente dos ambientes on-premises, onde a adição de novos recursos muitas vezes depende da atualização ou instalação de servidores e softwares, a nuvem garante que os funcionários sempre terão acesso às últimas funcionalidades, reduzindo drasticamente a complexidade administrativa.
Com a combinação dos serviços de mensagens, telefonia e conferência em uma única ferramenta, os funcionários possuem acesso a toda a suíte de funcionalidades de colaboração e comunicação corporativa.
- Integração de softwares e dispositivos
Através das APIs (Application Programming Interface) disponíveis na nuvem e nos dispositivos de vídeo, é possível desenvolver aplicações para customizar e otimizar a experiência dos usuários, atendendo necessidades específicas com soluções desenhadas especificamente para o negócio. Por exemplo: é possível que os usuários controlem pelo touchpad algum periférico da sala, como cortinas, iluminação e ar condicionado. Ou quem sabe fazer com que reportem, em tempo real, problemas técnicos na reunião para a área de TI. Ou, até mesmo, solicitem um café para a copa. Tudo é possível.
- Agilidade para atender as demandas de crescimento
O modelo de nuvem otimiza o retorno do investimento, deslocando a despesa de capex para opex. Além disso, com um modelo de licenciamento flexível, é possível pagar apenas pelo que se usa, e crescer a base de usuários conforme a organização e a adoção da solução aumentam.
- Colaboração global e segura
Com a plataforma de colaboração na nuvem, as equipes podem interagir em qualquer lugar, a qualquer hora. Não é necessário que o time de TI se preocupe com uma infraestrutura interna de servidores e planos de recuperação de desastres, uma vez que a arquitetura da nuvem é construída de forma segura, escalável, redundante e com alta disponibilidade. Além disso, todas as chamadas são criptografadas e os dados da empresa ficam completamente seguros.
Apesar dos benefícios trazidos pela nuvem, mover a arquitetura para este modelo não é uma tarefa tão simples. Existem inúmeras complexidades inerentes à integração com sistemas on-premises (serviços híbridos) e com o processo de negócios, assim como a garantia de que a rede é capaz de suportar esse novo ambiente, com links e equipamentos de rede bem dimensionados e redundantes.
Para ajudar as empresas a superar essas complexidades e permitir que as equipes de TI se concentrem na inovação, a parceria com um fornecedor que entenda a infraestrutura da organização, as aplicações e os processos de negócios pode ajudá-la a alcançar essas ambições.
Com a nuvem em constante evolução, é possível aproveitar os desenvolvimentos mais recentes da tecnologia sem precisar demandar esforços internos para upgrades e capacitações. Tudo o que as empresas precisam é contar com o fornecedor correto.
*Bruno Nonogaki é Engineering Coordinator, Digital Workplace da NTT Ltd.
