Pesquisas indicam que o Brasil é o 6º país com mais vazamento de dados. Um cenário preocupante, sobretudo, no mundo empresarial onde milhares de informações são sigilosas.
Para driblar esses ataques, é fundamental aplicar medidas de segurança, uma vez que elas evitam que eles sejam danificados ou extraviados.
A seguir, você entenderá outros benefícios de manter os documentos seguros e o que fazer para otimizar esse processo em sua empresa.
O que é guarda de documentos?
Em suma, a guarda de documentos é um conjunto de boas práticas que organiza e armazena os arquivos físicos ou digitais com segurança, com o intuito de preservar e garantir o acesso descomplicado a esse conteúdo.
De maneira geral, essa operação é feita por companhias que contam com um sistema que oferece uma infraestrutura para manter os documentos das empresas em total segurança e preservação, assegurando a integridade dos mesmos.
Proteger os documentos corretamente é vital para qualquer negócio, seja de pequeno, médio ou grande porte, impedindo o descarte dos dados antes do período necessário.
Ainda que o processo de digitalização tenha se expandindo no mercado, é normal que a versão original seja exigida como prova.
É justamente neste ponto que entram os serviços de guarda e digitalização de documentos em Santa Catarina.
A empresa garante o armazenamento seguro e ágil dos arquivos de uma organização.
Os documentos são ordenados de acordo com a sua temporalidade, o tipo de informação e o setor responsável. Assim, fica mais fácil encontrá-los quando necessário.
Além disso, você terá mais espaço físico disponível em seu empreendimento.
Isso porque a equipe armazena todos os arquivos em uma sala cofre, com ambiente climatizado e umidade controlada.
Por que sua empresa deve investir na guarda de documentos?
Entre os principais benefícios de manter documentos seguros na empresa, podemos destacar:
- Segurança;
- Integridade;
- Praticidade;
- Organização.
A seguir, vamos entender cada um desses pontos!
Segurança
Esta é a principal razão pela qual muitas empresas contratam o serviço de guarda de documentos.
Afinal, é muito importante manter os arquivos em proteção contra possíveis vazamentos de dados.
Integridade
Outro benefício é que o serviço garante que seus documentos estarão sempre intactos, sem rasuras ou defeitos que possam atrapalhar a sua comprovação.
Isso só é possível porque, como vimos acima, as empresas especialistas oferecem ambientes climatizados de acordo com os cuidados necessários para cada documento.
Praticidade
Diariamente, são gerados inúmeros documentos na empresa e guardá-los não é uma tarefa fácil. Ademais, é preciso garantir um espaço para armazenar todo arquivo.
Contudo, ao contratar um serviço terceirizado, você não precisa se preocupar com isso. Visto que seus documentos são armazenados com organização, evitando perder tempo com a identificação de arquivos.
Organização
Os documentos são separados de acordo com as suas especificações, tornando o acesso mais fácil e rápido.
Manter o controle e a organização dos documentos pode otimizar todos os ciclos processuais de uma empresa, garantindo um diferencial competitivo para a marca.
Quanto tempo devo guardar um documento?
Esta resposta depende do tipo de documento e da situação, contudo é indicado serem armazenados durante um período de 10 anos e devem estar adicionados as folhas de pagamento e outros registros eletrônicos.
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), por sua vez, deve ser guardado por aproximadamente 30 anos.
Uma vez que você já sabe a importância de manter documentos seguros, organize os arquivos da sua empresa para evitar problemas e otimizar os processos.
