O conceito do 5S-Kaizen aplicado a gestão de condomínios
Por Marcelo Sicoli*
Administro grande prédio comercial há mais de cinco anos. Leio, vou a palestras e frequentemente pesquiso sobre o tema de gestão condominial. Divido o tempo com consultoria a empresas internacionais, atividade que realizo há mais de 15 anos. Como deve sugerir meu sobrenome, a Itália exerce importante influência. Em viagem ao país em 2015, vi cursos de preparação de síndico sendo oferecidos em cartazes de rua. No entanto, de forma geral, os prédios têm estrutura bem simples e quantidade reduzida de funcionários.
Após ter atendido clientes de diferentes países, sempre tive grande admiração pelas empresas japonesas. Sonho em conhecer o Japão.
A gestão de qualquer condomínio, sempre envolve variáveis diversas que devem ser administradas de forma simultânea, como um malabarista que mantém várias bolas no ar. A obsessão por organização, classificação e limpeza é muito importante no âmbito dos condomínios. Cena muito frequente é ver depósitos, casas de máquinas de elevadores , salas de hidrômetros ou relógios da companhia energética, abarrotados de entulho e lixo , material de construção e equipamentos abandonados como máquinas de ar condicionado e antenas desconectadas nos telhados. Neste sentido, junto com nosso encarregado, usamos planilhas para controle de diversos aspectos como: inventário de bens, controle de alugueis de vagas de garagem, depósitos e quiosques, manutenções periódicas e preventivas, propostas de fornecedores para assuntos pontuais, cadastro de ocupantes de salas etc. Há bons softwares especializados para controle predial no mercado.
Resolvi fazer um breve treinamento com nossos funcionários sobre os conceitos de qualidade total e melhoria continua da metodologia 5S- Kaizen. Tratam-se de métodos aplicados desde a década de 50 especialmente por grandes empresas japonesas. Eles começaram a ser utilizados após a segunda grande guerra, quando o Japão estava destruído. Hoje é um dos mais desenvolvidos e ricos países do planeta Terra.
A metodologia encontra aplicações em indústrias diversas e pode ser perfeitamente aplicada no dia a dia dos condomínios. Os produtos de limpeza devem ser organizados e classificados. Banheiros devem ser usados para sua função primordial, não como depósito ou sala de descanso. Chaves devem ser organizadas e classificadas para que qualquer funcionário possa localizar a que precise em poucos segundos. Equipamentos são etiquetados com seus padrões básicos de funcionamento e peças removidas identificadas com breve descrição, histórico e data.
“5S” é o nome de um método, ou antes, uma filosofia, de administração japonesa e se refere à inicial de cinco palavras: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. SEIRI – Separar o necessário do desnecessário. Eliminar do espaço de trabalho o que seja inútil; SEITON – Colocar cada coisa em seu devido lugar e organizar o espaço de trabalho de forma eficaz. SEISO – Limpar e cuidar do ambiente de trabalho assim como melhorar o nível de limpeza. SEIKETSU – Tornar saudável o ambiente de trabalho. Ademais, prevenir o aparecimento de supérfluos e a desordem SHITSUKE – Tornar rotina e padronizar a aplicação dos S anteriores. Também, deve-se incentivar esforços de aprimoramento
A filosofia dos 5S busca promover, por meio da consciência e responsabilidade de todos, disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho. Para um primeiro contato, ou mesmo aplicar este mesmo breve treinamento com seus colaboradores, reuni seis vídeos, que somam 64 minutos em um site: http://centroclinicosudoestedf.com.br/site/treina5s/ .
Há pouquíssima literatura voltada para o âmbito condominial do emprego da metodologia que tem como principal referência a indústria automobilística, especialmente a montadora Toyota. A crise econômica evidente no Brasil, a partir de 2014 levou o setor automotivo a expressiva recessão. Em números recentes, mesmo com os primeiros contratos de trabalho firmados a partir da reforma trabalhista em novembro/2017, o Brasil fechou no acumulado dos últimos 12 meses, mais de 178 mil postos de trabalho formais, de acordo com dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) , ou seja -0,46% do total no país. A indústria mecânica teve redução de -1,84% , a construção civil -6% (ou perda de mais de 138 mil postos em um ano). Entre os segmentos que mais contrataram estão: o setor de saúde que aumentou em 2,49%(50 mil empregos) e o setor de administração de imóveis, com 0,28% positivos, cerca de 13 mil vagas geradas. Fica a dica para consultores organizacionais: há um grande mercado a ser explorado nos cada vez maiores e mais profissionalizados condomínios brasileiros que contam com milhares de funcionários que muito lucrarão com os ensinamentos da metodologia 5S.
* é consultor internacional (incluindo segmento hospitalar e farmacêutico- www.enterbrazil.com) e síndico do Centro Clinico Sudoeste em Brasilia. sindicoccs@outlook.com
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